Pour attribuer un marché public, il faut procéder à l’examen des candidatures et des offres. Chacune de ces phases utilise des critères différents.
Les critères de sélection des candidatures servent à évaluer les capacités professionnelles, techniques et financières des candidats alors que les critères de sélection de offres servent à choisir les offres.
Dans cet article, nous vous proposons un petit guide pratique pour analyser vos candidatures en toute sécurité.
Les étapes essentielles pour un analyse des candidatures sécurisée
Préparation et organisation
Avant le dépôt des plis, il est important de faire le point sur les critères de sélection annoncés dans les documents de la consultation et notamment le règlement de la consultation afin de préparer les documents d'analyse, ce qui vous fera gagner du temps.
Vous pouvez par exemple vous servir du formulaire OUV3 disponible sur le site de la DAJ et préparer votre trame d'analyse en pré remplissant notamment :
La partie A - Identification du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice
La partie B - Objet de la consultation
La partie C - Déroulement de la consultation
Le cadre D2 - Examen des candidatures en indiquant les critères de sélection prévus.
A l'Agence, en fonction des dossiers, nous créons en annexe du formulaire OUV3 un document Excel qui reprend les critères de sélection ce qui nous permet de faire une analyse complète de chaque document demandé par candidat.
Voici un exemple de trame (liste non exhaustive bien sûr) que nous adaptons pour chaque marché 👇
Examen des documents demandés et vérification de la conformité
A l'ouverture des plis, il convient dans un premier temps de vérifier la complétude de chaque dossier.
Une première analyse s'effectue sur la base des informations fournies par les candidats conformément à vos demandes énoncés dans les documents du marché.
A ce stade, vous pourrez identifier si le dossier candidature est conforme ou s'il manque des éléments demandés.
En application de l’article R. 2144-3 du code de la commande publique, cette vérification s’effectue au plus tard avant l'attribution du marché public.
📌 Que faire si ...
- Si le dossier de candidature incomplet, la candidature peut être déclarée irrégulière sauf si vous mettez en œuvre la faculté d’en demander la régularisation ; il est important de noter que si vous demandez une régularisation d'une candidature, il faudra l'appliquer à toutes les candidatures irrégulières.
Le principe d’égalité de traitement impose que le délai octroyé par l’acheteur pour fournir les documents justificatifs et preuves soit identique pour tous les candidats. Ce délai doit être raisonnable.
Toutefois, les candidats ne sont pas tenus de fournir :
- les documents justificatifs et moyens de preuve que l’acheteur peut obtenir directement par le biais d'un système électronique de mise à disposition d'informations administré par un organisme officiel ou d'un espace de stockage numérique, à condition que figurent dans le dossier de candidature toutes les informations nécessaires à la consultation de ce système ou de cet espace et que l'accès à ceux-ci soit gratuit.
- Si le pli est arrivé hors délai : la candidature est éliminée. Ce retard ne peut en aucun cas être régularisé.
La possibilité d'inverser les phases d'analyse en procédure ouverte
L’article R. 2161-4 du code de la commande publique permet à l’acheteur, en procédure ouverte, d’examiner les offres avant les candidatures.
Lorsqu’il utilise cette faculté, l’acheteur doit procéder à l’examen des candidatures de façon impartiale et transparente, de la même manière qu’il l’aurait fait en amont de la procédure et sans que son appréciation soit impactée par l’analyse des offres préalablement menée. L’acheteur n’est pas tenu d’informer les opérateurs économiques du fait qu’il procèdera à une telle inversion.
En cas d’inversion des phases d’analyse des candidatures et des offres, les règles ci-dessus exposées s’appliquent, à ceci près que l’acheteur ne procède qu’à l’analyse de la candidature du seul titulaire pressenti. En application de l’article R. 2144-3 du code de la commande publique, cette vérification s’effectue au plus tard avant l'attribution du marché public.
Dans ce cas, en application de l’article R. 2144-7 du code de la commande publique, si l’opérateur économique concerné ne satisfait pas aux conditions de participations fixées, ne peut produire dans le délai imparti les documents justificatifs, les moyens de preuves, les compléments ou les explications demandées, sa candidature est déclarée irrecevable et son offre est éliminée. Le soumissionnaire dont l’offre a été classée immédiatement après la sienne est alors sollicité pour produire les documents nécessaires. Cette procédure est, le cas échéant, reproduite tant qu’il subsiste des offres qui n’ont pas été écartées au motif qu’elles sont inappropriées, irrégulières ou inacceptables.
L’acheteur peut décider, en cas de doute, de procéder à la vérification des conditions de participation du titulaire pressenti en même temps qu’à celle du soumissionnaire dont l’offre est classée en deuxième position, par exemple.
La vérification des motifs d’exclusion de la procédure de passation uniquement pour l'attributaire pressenti
L'acheteur ne peut exiger que du seul candidat auquel il est envisagé d'attribuer le marché public qu'il justifie ne pas relever d’un motif d’exclusion de la procédure de passation du marché avec notamment la production des documents suivants dans un délai raisonnable et préalablement identifié dans les documents de la consultation :
- Le certificat à jour attestant la souscription des déclarations et les paiements correspondants aux impôts et taxes (impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés et TVA) délivré par l'administration fiscale dont relève le candidat.
- Le certificat des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale datant de moins de 6 mois
- Le certificat attestant la régularité de la situation de l'employeur au regard de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés prévue aux articles L. 5212-2 à L. 5212-5 du code du travail.
- L'attestation d'assurance en cours de validité.
- Le cas échéant, le certificat attestant le versement régulier des cotisations légales aux caisses qui assurent le service des congés payés et du chômage intempéries.
- Dans le cas où l'immatriculation de l'entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers (RM) est obligatoire, ou lorsqu'il s'agit d'une profession réglementée, l'un des documents suivants (article D 8222-5-2° du code du travail) :
-
- L'extrait Kbis n'est plus à fournir. Toutefois, le candidat devra transmettre son numéro SIREN afin que le pouvoir adjudicateur puisse récupérer via le site internet https://annuaire-entreprises.data.gouv.fr, les données dont elle a besoin.
- Une carte d'identification justifiant de l'inscription au RM.
- Un devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle, à condition qu'y soient mentionnés le nom ou la dénomination sociale, l'adresse complète et le numéro d'immatriculation au RCS ou au RM ou à une liste ou un tableau d'un ordre professionnel, ou la référence de l'agrément délivré par l'autorité compétente.
- Un récépissé du dépôt de déclaration auprès d'un centre de formalités des entreprises pour les personnes en cours d'inscription.
- Dans le cas où il n'est pas tenu de s'immatriculer au RCS ou au RM et n'est pas en mesure de produire un extrait K ou K-bis ou une carte d'identification justifiant de son inscription au RM, le candidat individuel ou le membre du groupement doit produire le récépissé du dépôt de déclaration auprès d'un centre de formalités des entreprises (article D 8222 -5-1°-b du code du travail).
A noter : lorsque l'acheteur limite le nombre de candidats admis à poursuivre la procédure, ces vérifications interviennent au plus tard avant l'envoi de l'invitation à soumissionner ou à participer au dialogue (article R. 2144-5 du code de la commande publique).
Outils et Ressources Utiles
Quelques ressources utiles pour l'analyse de vos candidatures mis à disposition des acheteurs par la Direction des Affaires Juridiques :
👉 Le formulaire OUV 3 avec sa notice explicative
👉 Une fiche pratique sur l'analyse des candidatures
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