Bien définir ses besoins avant de passer un marché public

 Par Julie AGUINALIN

En pratique, une mauvaise définition des besoins peut se révéler source de nombreuses difficultés au moment de la passation et de l'exécution du marché : publicité inadaptée, dépassement de seuils, offre inadaptée des entreprises, avenants…

Une définition précise du besoin est donc la garantie de la bonne compréhension et de la bonne exécution du marché. Elle permet de procéder à une estimation fiable du montant du marché.

« Afin de préparer la passation d'un marché public, l'acheteur peut effectuer des consultations ou réaliser des études de marché, solliciter des avis ou informer les opérateurs économiques de son projet et de ses exigences » - Article R2111-1 du Code de la commande publique

En pratique, l’acheteur peut contacter directement les entreprises afin de mieux définir ses besoins et constituer ainsi un fichier fournisseurs dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique.

Les principaux objectifs : 

• Mieux connaître la structure du secteur d’activité concerné par le marché public dont la passation est envisagée;
• Mieux appréhender les pratiques des opérateurs économiques dans le domaine concerné.

Les besoins sont définis en recourant à des spécifications précises qui ont pour objet de décrire les prestations faisant l’objet du marché public. 

Ces spécifications décrivent:

• Soit les caractéristiques d’un produit, d’un ouvrage ou d’un service. 
• Soit le processus, la méthode spécifique de production ou une caractéristique du cycle de vie
• Possibilité de combiner les 2

Ainsi, pour un même produit, service ou type de travaux: possibilité de faire référence à des normes pour certaines caractéristiques et à des performances ou exigences fonctionnelles pour d’autres caractéristiques.

La forme du prix:

• Soit des prix unitaires appliqués aux quantités réellement livrées ou exécutées
• Soit des prix forfaitaires appliqués à tout ou partie du marché public, quelles que soient les quantités livrées ou exécutées
• Ou les deux

Un prix définitif peut être ferme ou révisable:

• Un prix ferme est un prix invariable pendant la durée du marché public. 
• Un prix révisable est un prix qui peut être modifié pour tenir compte des variations économiques.

Les textes précisent que l’achat public doit prendre en compte « des objectifs de développement durable dans leurs dimensions économique, sociale et environnementale »: un achat responsable.

Le terme est entendu au sens large puisqu’il comprend trois piliers à concilier : l’efficacité économique, l’équité sociale et le développement écologiquement soutenable.

La dimension environnementale

Le pilier environnemental peut se décliner:

• Via des spécifications techniques, labels ou écolabels.
• Au stade de l’analyse des candidatures.
• • L’acheteur peut, si cela est justifié par l’objet du marché ou ses conditions d’exécution, utiliser par exemple un critère de sélection des candidatures relatif au savoir-faire des candidats en matière de protection de l’environnement au travers de l’appréciation de leurs capacités techniques. 
• Au stade de l’analyse des offres via l’utilisation d’un critère environnemental par exemple.

La dimension économique et sociale:

Pour décliner le deuxième pilier du développement durable, l’équité sociale, l’acheteur public peut notamment s’appuyer sur la clause sociale d’insertion :

• L’insertion comme condition d’exécution du marché (heures de travail d’insertion par exemple pour des publics déterminés en situation de précarité ou d’exclusion)
• L’insertion comme critère de choix des entreprises (critère social comme par exemple l’insertion professionnelle des publics en difficulté)
• Les marchés réservés (opérateurs économiques qui emploient des travailleurs handicapés ou défavorisés ou aux entreprises de l’économie sociale et solidaire)

En cas d’incertitude sur la régularité ou l’étendue des besoins :

• Possibilité de recourir aux accords-cadres → Instruments de planification
• Possibilité de demander des prestations supplémentaires éventuelles (PSE)
• • En lien direct avec l’objet du marché + définition de leurs spécifications techniques dans le cahier des charges

L’acheteur se réserve le droit de les commander ou non lors de la signature du contrat.

• L’utilisation des variantes « Modifications des spécifications prévues dans la solution de base ». Il existe deux sortes de variantes:
• • Variantes facultatives autorisées par l'acheteur → modifications à l’initiative des candidats
  • Variantes imposées par l'acheteur et clairement définies dans les documents de la consultation.

Le principe

• L’allotissement est la décomposition d’un marché en plusieurs lots. Chaque lot est une unité autonome attribué séparément.
• 1 lot = 1 marché

Une obligation

• « Les marchés sont passés en lots séparés sauf si leur objet ne permet pas l’identification de prestations distinctes. A cette fin, l’acheteur détermine le nombre, la taille et l’objet des lots ».

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