Depuis le 1er janvier 2020, la transmission des factures sous forme dématérialisée sur le portail Chorus Pro est obligatoire pour toutes les entreprises.
Cette obligation concerne l'ensemble des fournisseurs de la sphère publique:
- L'Etat et les Ministères
- Les Etablissements publics
- Les collectivités locales
- Les hôpitaux
Dans cette démarche, l’Etat met gratuitement à disposition des entreprises et des entités publiques une solution mutualisée via la plateforme Chorus Pro.
Cette solution permet le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques.
Se préparer à l'utilisation de chorus pro pour transmettre ses factures
Créer un compte utilisateur
Commencez par créer un compte utilisateur sur le site https://chorus-pro.gouv.fr en quelques clics :
Après l'activation de votre compte utilisateur, vous devrez vérifier que votre compte est bien rattaché à votre structure/entreprise dans l'onglet "mon compte".
Si vous êtes le premier utilisateur de votre entreprise à utiliser Chorus Pro, vous serez par défaut gestionnaire principal.
Se familiariser avec la plateforme
N'hésitez pas dans un premier temps à vous familiariser avec l'interface de Chorus Pro en navigant sur le site.
Vous trouverez différents onglets pratiques :
- Accueil (événements, actualité)
- Activités du gestionnaire
- Factures émises (factures fournitures et services)
- Factures à valider
- Factures de travaux
- Sollicitations
- Compte de l'utilisateur (accès aux espaces, modifications des données de l'entreprise....)
Les notions essentielles sur Chorus Pro
Déposer une facture électronique simple (fournitures et services)
Pour déposer une facture sur Chorus Pro en mode portail
- Onglet Factures émises - dépôt de facture
- Choisir Format PDF non signé + format du document
- Vérifier et compléter les champs reprenant les données de votre facture. Au moment du dépôt de votre facture, vous devrez rechercher la structure publique (acheteur) à l'aide de son identifiant/ SIRET, raison sociale, nom, code postal/ville.
- Vous pouvez également saisir manuellement votre facture qui sera automatiquement générée par Chorus pro. La souscription à un mandat de facturation est un prérequis obligatoire à la saisie d’une facture dans Chorus Pro.
Pour suivre le traitement d’une facture dans « factures émises »:
Consultez la synthèse pour accéder à toutes les factures qui nécessitent une action de votre part (brouillons, factures rejetées, recyclées et suspendues).
Consultez le tableau de bord pour accéder à l’ensemble de vos factures émises. Elles seront présentées par état courant classées par structures/ Services/ Cadres de facturation/ utilisateurs)
Pour rechercher une facture
Utilisez le moteur de recherche en renseignant différents critères.
Consultez les archives pour les factures émises et traitées depuis plus de deux ans.
Les avantages de la facture électronique
- Délai de paiement sécurisé entre les administrations et les fournisseurs
- Traitement des factures plus rapide grâce notamment à la réduction des temps d’échange, confort de travail et gain de temps
- Confiance et sécurité : la date de dépôt des factures est certaine, elle est confirmée par un accusé de réception
- Transparence : les étapes de traitement sont communiquées au fur et à mesure aux fournisseur
Quelques liens utiles
La plateforme Chorus Pro met à la disposition des entreprises de la documentation, une assistance en ligne et des webinaires gratuits :
- Communauté Chorus Pro documentation
- Webinaires pour se former
- La chaîne YouTube de Chorus pro pour voir revoir des vidéos explicatives
Vous avez également la possibilité de vous abonner à la newsletter de Chorus Pro pour vous tenir informé de l'actualité liée à la facture électronique et à l'utilisation de Chorus Pro.
N'hésitez pas à vous inscrire aux webinaires (gratuits) sur chorus pro , à vous documenter et si ce n est pas suffisant, demandez de l'aide et faites-vous accompagner.
Julie AGUINALIN
Consultante formatrice en marchés publics
Tel : 06.31.15.17.52
Mail : agenceaguinalin@gmail.com
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